कार्यालय कार्यविधि

       कार्यालय सञ्चालन गर्नअवलम्बन गरिने ऐन, कानून, मूल्य मान्यता एवं पद्धत्तिको समग्रता नै कार्यालय कार्यविधि  (Office Procedure)हो।यसलाई कार्यालयमा काम गर्नका लागि लिने कदमहरुको अनुक्रमको रुपमा लिइन्छ।कार्यालय कार्यविधका मुख्यकार्यमा दर्ता, चलानी तथा पत्रव्यवहार लगायत पर्दछन्।

दर्ता

        कार्यालयमा प्राप्त चिठीपत्र, निवेदन, प्रतिवेदन आदि कागज पत्रहरू प्राप्त हुनासाथ सुरुको अभिलेख राख्ने कार्य दर्ता  हो । यसले कार्यालयको दायित्व वढाउँदछ  ।

• कार्यालयमा दर्ताको लागी एउटा छुट्टै दर्ता किताबको व्यवस्था गरिएको हुन्छ ।
• आर्थिक बर्सको सुरुवात सँगै यो दर्ता न १ बाट सुरु हुन्छ ।

चलानी

        कार्यालयबाट बाहिर जाने पत्रहरूको चलानी पुस्तिकामा अभिलेख राख्ने कार्य चलानी हो । यसवाट कार्यालयको दायित्व समेत घट्छ ।

• कार्यालयमा चलानीको लागि एउटा छुट्टै चलानी किताबको व्यवस्था गरिएको हुन्छ ।
• आर्थिक वर्षको सुरुवातदेखि चलानी नं. बाट १ चलानी सुरु गरिन्छ ।

पत्रव्यवहार

        व्यक्ति वा संस्थाले अर्को व्यक्ति वा कार्यालयलाई लिखितरुपमा विवरण एवम् सन्देश पठाउने कार्य पत्रव्यवहार हो । यो सञ्चारको एक औपचारिक माध्याम हो ।

• यो एउटा कार्यालय र अर्को कार्यालय बीच सम्पर्क स्थापना गर्ने सरल एवम् प्रचलित माध्यम पनि हो ।
• आज पत्रव्यवहार विद्युतीय माध्यमबाट पनि हुने गर्दछ ।

यसरी,

        कार्यालय कार्यविधि अन्तर्गत गरिने दार्ता, चालनी तथा पत्रव्यवहारले कार्यालयको काममा शीघ्रता, शुद्धता, प्रभावकारिता एवं कुशलता मार्फत व्यवसायिकता प्रवर्धन गर्दछन् ।

अभिलेख व्यवस्थापन

               कार्यालयमा कागजात प्राप्त भएपछि जतन गरी राख्ने एवं प्रयोग विहिन  भएपछि धुल्याउने सम्मका कृयाकलापलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।

• अभिलेखको संकलन, वर्गिकरण,  संरक्षण, सम्बर्धन गर्ने, व्यवस्थित गर्ने  पद्धत्ति नै अभिलेख व्यवस्थापन हो ।

अभिलेख व्यवस्थापनको उदेश्य                     

• अभिलेखको व्यवस्थित र वैज्ञानिक ढंगले संकलन र संरक्षण गर्ने,
• चाहिएको वेला सहज किसिमले प्राप्त हुन सक्नेगरी मिलाएर राख्ने
• महत्वका आधारमा संरक्षण् गर्नुपर्ने र थान्को लगाउनुपर्ने अवधि निर्धारण गर्ने,
• अभिलख संरक्षणको दायित्व सुम्पन्न गरी हस्तान्तरण गर्ने,
• अध्ययन अनुसन्धान कार्यलाई सहयोग पुर्याउने,
• भावि योजना तथा कार्यक्रम तर्जुमाका लागि आधार तयार गर्ने ।

अभिलेख व्यवस्थापन चक्र

१) प्राप्ति वा सिर्जन

• कागजपत्र, सुचना जनकारी  सिर्जनाको  प्राप्ति गर्ने वा सिर्जना गर्ने
• महत्व, तह, प्राथमिकता तथा  प्रयोगका आधारमा वर्गिकरण गर्ने ।

२) भर्ना

• छनौट भएका अभिलेखलाई निर्धारित स्थानमा राख्ने ।

३) संरक्षण

• औचित्यता, प्रमाणिकरण, वर्गिकरणका  आधारमा भण्डारण गर्ने, टिकाइराख्ने तथा उपायेग गर्ने ।

४)धुलाई/थान्को लगाउने

• अभिलेख थन्क्याउने, धुल्याउने नष्ट गर्ने ।

यसरी ,

      अभिलेख व्यवस्थापनको लागि उल्लेखित चत्रको  अवलम्बन गरिन्छ । यसवाट चहिएको वेला सहज तरिकाले अभिलेख  खोज्न तथा भेट्टाउन सकिने देखिन्छ ।

"Blood circulation of office"

कार्यालयमा सञ्चार

               एक कार्यालयवाट अन्य कार्यालय वा व्याक्ति, समूह वा निकायविच सूचना वा जानकारीको अधानप्रदान कार्यालयमा सञ्चार हो । यसलाई कार्यालयमा विभिन्न निर्णय, कार्यप्रक्रिया, कार्यविधी, कार्यहरु तथा अन्य संगठनका सूचनाहरु प्रसारीत गर्ने प्रक्रिया को रुपमा लिइन्छ ।

• यसमा कार्यालय तथा सेवा प्रवाह सम्बन्धमा सूचना, विचार, अवधारणा,अभिमत, राय, खवर तथा भावना जस्ता सूचनामुलक कुरा पारस्परिक समझादारीको प्रयोजनका लागि प्रसारीत गरिन्छ ।
• सञ्चार एउटा साधन हो, जसले प्रशासनिक प्रक्रियालाई सहज बनाउछ  र कार्यान्यन  पक्षलाई सुदृड गर्दछ ।

सञ्चारका साधनहरू

• पत्रचाव्यहार
• सूचना
• परिपत्र
• तोकआदेश
• टेलिफोन,
• मोबाइल
• फ्याक्स
• इमेल
• इन्टरनेट
• सामाजिक सञ्जाल ।
• गुनासो व्यवस्थापन गर्न खडा गरिएका संयन्त्र ।

कार्यालय व्यवस्थापनमा सञ्चारको महत्व

• कार्यालयको नीति निर्माण, योजना तर्जुमा एवं निर्णयका लागि भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउन‚
• कार्यालयको काम कारवाहीलाई पारदर्शी एवं आवश्यकता अनुसार गोपनियता कायम गर्न‚
• खोजेको बखत तुरुन्तै पाउने गरी अभिलेख  व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन,
• समय, श्रम र साधन स्रोतको वचत गर्न,
• नयाँ कर्मचारीलाई कार्य गर्न सजिलो बनाउन,
• कार्यालयको समग्र प्रगति प्रतिवदेन प्रणालीलाई व्यवस्थित गर्न,
• कार्यमा प्रभावकारिता, नतिजामा शिघ्रता कायम गर्न,
• कामको दोहोरोपना हटाउन,
• सूचनाको संकलन, भण्डारण, प्रस्तुतीकरणलाई सहज बनाउन,
• कार्यालय व्यवस्थापन लाई कुसल  बनाउन ।
• कर्मचारी बीच सम्बन्ध सुमधुर नभएपनि बिना कुनै बाधा कार्यालय सञ्चालन गर्न
• e-Governance  द्वारा सुशासन प्रवद्र्धन गर्न ।
• अन्तर निकाय समन्वय कायम गर्न,
• संगठनका क्रियाकलापहरुको प्रचार प्रसार गर्न,
• सेवा प्रवामा नागरिक  सहभागिता अभिवृद्धि गर्न,

निष्कर्ष

        सञ्चारलाइ कार्यलयको सक्तसञ्चारको रुपमा लिइन्छ ।  यसले कार्यलय कार्यविधिलाई सरल र सहज बनाउन भूमिका खेल्दछ । अत, यसवाट लाभ लिनको लागि  प्रभावकारी व्यवस्थापन सुचना प्रणालीको कार्यन्वयन गर्नुपर्र्ने देखिन्छ। 

‘सुन्ने र सुधार्ने कार्य’

गुनासो व्यवस्थापन

                 संगठनमा प्राप्त गुनासो सम्बन्धमा जवाफदेही हुनु, सेको समयमानै समाधान खोज्नु तथा आगामी दिनमा त्यस्ता गुनासा नआउने तर्फ सचेत रहनु नै गुनासो व्यवस्थापन हो ।

नेपालमा गुनासो व्यवस्थापनको लागि गरिएका कानूनी व्यवस्थाहरु

• नेपालको संविधानले संविधानले सव्च्छ, निष्पक्ष सार्वजनिक प्रशासनको परिकल्पना गरेको,
• चालु योजनाले शासन विकास र सेवा प्रभावहमा सरोकारवालना को सहभागितामा जोड दिएको,
• चालु आ.व. २०७९/८० को बजेटले आम नागरिकका सन्तुष्टिमा जोड दिएको,
• सुशासन व्यवस्थापन तथा सञ्चालन ऐन, २०६४ र नियमावली २०६५ ले कार्यसम्पादनका आधार तथा अख्तियार गर्ने नीतिवारे स्पस्ट पारेको साथै सार्वजनिक सुनुवाई गर्ने व्यवस्था गरेको,
• हेलो सरकार कार्यकक्ष सञ्चालन निर्देशिका, २०६८ ले गुनासो व्यवस्थापनमा आधुनिकतामा जोड दिएको ,
• सरकारी निकायद्धारा सामाजिक सञ्जाल प्रयोग गर्ने कार्यविधि, २०७५ ले सामाजिक संजालमार्फत गुनासो फर्छो६ गर्नमा जोड दिएको ।
• सरकारी निकायको वेवसाईट निर्माण तथा व्यवस्थापन सम्बन्धिी निर्देशिका, २०६८ ।
• गुनासो सम्बोधन तथा ब्यबस्थापन कार्यविधि, २०७२ ले  प्राथमिकताका आधारमा गुनासालाई उच्च प्राथमिकता, प्राथमिकता प्राप्त(मध्यम), साधारण गुनासो भनि वर्गिकरण गरेको साथै गुनासो फर्छौट गर्ने समयावधि तोकोको ।
• स्थानीय तह तथा विभिन्न निकायका गुनासो व्यवस्थापन कार्यविधिहरु ।

गुनासो व्यवस्थापनमा देखा पर्ने समस्याहरु

         नेपालमा गुनासो व्यवस्थापन सम्बन्धमा नीतिगत, कानूनी, संस्थागत तथा कार्याक्रमगत व्यवस्था गरिएको छ। यद्धपी, सेवाग्राहीको गननासो व्यवस्थापनमा निम्न समस्या देखा परेका छन् ।

• गुनासो व्यवस्थापन कार्यविधको प्रभावकारी कार्यान्वयन नभएको,
• गुनासो व्यवस्थापनमा उच्च प्रशासनिक प्रतिवद्धताको व्यवहारिका कार्यानवयन नभएको,
• गुनासो व्यवस्थापनि गर्ने सम्बन्धमा कार्यालय तथा निकायमा आवश्यक स्रोत तथा बजेटको कमी रहेको,
• निकायहरु विच समन्वयको कमी रहेको,
• गुनासो व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोग तथा परिचालन नभएको,
• सरोकारवाल जनताको सहभागितामा गुनासो व्यवस्थापन नभएको,
•  सेवा प्रदायक सभ्य, शिष्ट, नम्र तथा मर्यादित ढंगले प्रस्तुत नहुने गरेको,
• सेवाग्राही तथा सरोकारवाला सबैसँग परिपक्क र विश्वसनीय आचरण र व्यवहार नभएको।

निष्कर्ष

          सेवाग्राहीको गुनासो व्यवस्थापन सम्बन्धमा उल्लेखित व्यवस्थाको प्रभावकारी कार्यान्वयन गर्दै आवश्यक स्रोतसाधनको प्रवन्ध मार्फत सर्वसाधारण जनताको ईच्छा, आकाङ्क्षाको सम्बोधन गर्नु आवश्यक देखिन्छ।

संवैधानिक अधिकार : मौलिक हक

मौलिक हक

               देशको मूल कानून संविधानमा व्यवस्था भएका हकहरु नै मौलिक हक हुन । यसलाई संवैधानिक अधिकार समेत भन्निछ । मौलिक हकको हनन् भएमा उपचार सम्बन्धी व्यवस्था पनि संविधानमा  नै हुन्छ ।

• मौलिकहक राज्यको चाहना वा क्षमताको आधारमा उपलब्ध गराइन्छ।
• नेपालको संविधानको धारा १६ देखि ४६ सम्म ३१ वटा मौलिक हकको व्यवस्था रहेको छ।

मौलिक हक कार्यान्वयनमा देखा परेका समस्याहरु

• संविधानले ऐन बमोजिम भन्न ऐनले तोकिएबमोजिम भन्नु र तोकिए बमोजिमको व्यवस्था हालसम्म पनि हुन नसक्नु ।
• मोलिक हकको कार्यान्वयनमा राज्यको स्रोत साधन अपुग हुनु (जस्तैः हरेक नागरिकलाई रोजगारी छनौटको अवसर ।
• मौलिक हक कार्यान्वयनमा संघ, प्रदेश र स्थानीय तहको भूमिका स्पष्टनहुँदा एक अर्कोमा पन्छाउने प्रवृत्ति बढ्दै जानु ।
• राजनीतिक इच्छाशक्तिको अभाव देखिँदा न्यायपालिकाले कार्यान्वयनका लागि आदेश दिई रहने अवस्था रहिरहनु ।
• मौलिक हकहरूमा दोहोरोपना हुनु, (जस्तै: सामाजिक न्यायको हक रसामाजिक सुरक्षाको हक)
• मौलिक हकहरूको कार्यान्वयनको सम्बन्धमा नागरिक स्तरमा पर्याप्तबहस पैरवी गर्दै सचेतीकरण गर्न नसकिनु ।
•  नागरिकले अधिकार खोज्ने तर नागरिक कर्तव्य पालना नगर्ने प्रवृत्तिबढ्दै जानु ।

अत,

      मौलिक हकहरूको गुणात्मक कार्यान्वयन मार्फत लोकतान्त्रिक एवं नागरिकमैत्री शासनको प्रतिफल सर्वसाधारण सम्म पुर्याउनु पर्ने देखिन्छ ।

“Be mindful, Be grateful, Be positive, Be true, Be kind”

सकारात्क सोच

       कुनै पनि अवस्थाप्रति धेरै दुखि र चिन्तित नभै त्यसलाइ सहज बनाएर मनमा लिनु सकारात्मक सोच हो । सकारात्मक सोचाईको प्रतिफल पनि सकारात्मक नै हुन्छ ।

• सकारात्कम कार्यका क्षेत्रहरू पहिचान गर्ने, आफैलाई स्व–मुल्यङ्कन गर्ने, सदैव मुस्कान छाउने, स्वस्थ जीवनशैली पालना गर्ने, असल मानिसहरूको मात्र संगत गर्ने तथा मनमा सकारात्मक कुरा खेलाउनु नै सकारात्मक सोचको आधार हो ।
• कर्मचारी र सेवाग्राहीको सकारात्मक सोचले सेवा प्रवाह प्रक्रिया छिटो, छरितो तथा गुणस्तरी वनाउछ ।
• पछिल्लो समय सकारात्मक सोचलाई सार्वजनिक प्रशासन तथा व्यवस्थापनमा सदाचार, नैतिकता तथा व्इवसायिकता विकास गर्ने औजारको रुपमा लिने गरिएको छ ।
• नेपालको सार्वजनकि प्रशासनमा समेत सकारात्मक सोचको विकास गर्नको लागि कर्मचारुलिाई सेवा सुविधाको वृद्धि, अध्यान भ्रमण लगायतका अवसरहरु प्रदान गर्ने गरिएको छ ।
• त्यैगरी, निजामती कर्मचारीलाई सेवा प्रवेश तथा सेवाकालिन तालिम, योग ध्यानको अवसर लागयतका मध्यामवाट समेत सकारात्मक सोच वृद्धिमा जोृड दिइएको छ । 

सकारात्मक सोचमा प्रभाव पार्ने तत्वहरू

क) व्याक्तिगत, पारिवरिक एव आन्तरिक तत्वहरु

• पारिवारिक अवस्था तथा घरको वातावरणः 
• पोषण र सिकाइको अवस्था,
• ध्यान, योग,व्यायाम तथा निद्राको संयोजन,
• बोली र व्यवहारमा एकरूपता, 
• समाज, विद्यालय, तथा विश्वविध्यालयवाट प्राप्त शिक्षा  तथा चेतनाको अवस्था,
• नियमित स्वास्थ परिक्षणको अवस्था ।

ख) कार्यालय वातावरण सम्बन्धीत वाह्य तत्वहरु

• सेवा प्रवाह सम्बन्धमा गरिएका व्यवस्था तथा प्रक्रिया,
• सदाचार प्रवद्र्धनको अवस्था,
• तालिम तथा क्षमता विकासको अवसर,
• उत्प्रेरणा  तथा बनोवलको अवस्था,
• मौद्रिक तथा गैरमौद्रिक सुविधाको उपलव्धता ।

निष्कर्ष

       सकारात्मक सोच सफल जीवनको आधार हो । यसले मानिसलाई स्वस्थ, तन्दुरुस्त बनाई लक्ष्य हाँसिल गर्न सहयोग गर्दछ । उल्लेखित तत्वलाई ध्यनमा राख्दै अगाडी वढेमा मानिसको व्यक्तिगत तथा सामाजिक जीवनले सार्थकता पाउने देखिन्छ ।

Solⁿ:

         (मानौ)A र  B  मिलि x दिन काम गरेका रहेछन् ।

यहाँ, प्रश्नानुसार,

                 A ले 18 दिनमा 1 काम गर्न सक्छ।

                 ∴ A ले 1 दिनमा 118काम गर्न सक्छ ।

त्यस्तै,

         B ले 24 दिनमा 1 काम गर्न सक्छ ।

         ∴ B ले 1 दिनमा 124 काम गर्न सक्छ ।

अब,

(A + B)मिली 1 दिनमा ( 118+124)काम गर्न सक्छन ।

                              = (1×4 +1×3)72काम गर्न सक्छन ।

                              = 772कामगर्न सक्छन ।

अत,

(A+B)ले xदिनमा  772×xकाम गर्दछन् ।

                         = 7x72कामगर्न सक्छन ।

यहाँ,

         अन्तिमको 3 दिन B एक्लैले काम गरेकोरहेछ।

त्यसैले,

B को 3 दिनको काम = (124×3) = 324काम

प्रश्नअनुसार,

         A र B दुवै मिली xदिन गरेको काम + B एक्लैको 3 दिन काम = 1

or,7x72+ 324 =1

   or,7x×1+3×372=1

or,7x+972=1

 or,   7x+9=72

or,7 x=72-9

or,x = 637

∴x =  9 दिन

∴त्यसैले, A र B मिली 9 दिन काम गरेका रहेछन्।

Solⁿ:

प्रश्नअनुसार,

        साँवा (P) = रु.5000

        समय (T) = 3 बर्ष

        ब्याजदर (R) = 10%

अब,

        साधारण ब्याज (S.I.) = PTR100

                     =(5000× 3 ×10)100

                            = Rs. 1500

फेरि,

        चक्रिय ब्याज (C.I.) =P[(1 + R100))T-1]

                            = 5000 [(1 + 10100)3- 1]

                            =5000[ (1 + 110) 3-1]

                            = 5000[ (1110)3-1]

                            = 5000[(13311000 - 1) ]

                            = 5000× (1331-1000)1000

                            = 5 ×331

                            = रु. 1655

फेरी,

चक्रिय ब्याज र साधारण ब्याज विचको अन्तर= C.I. - S.I.

                                   =रु.1655-रु.1500

                                   = रु.155

त्यसैले, 3 बर्षमा हुने चक्रिय र साधारण ब्याजविचकोअन्तर रु. 155 रहेछ ।

Solⁿ:

   यहाँ,

        ab = 56

    or,  a = 5b6

प्रश्नअनुसार,

                  =  (5a-2b)(6a+ 2b)

                   =  (5×5b6 -2b)(6×5b6+ 2b)                              [∴a = 5b6राखेको]

                   = (25b6 – 2b)(5b+2b)

                   =(25b-2b×66)7b

                   = (25b-12b6)7b

                   =  (13b6)7b

                   = 13b6×17b

                   =13b6×17b

                   =1342

त्यसैले,5a-2b6a+2b को मान=1342रहेछ ।

Solⁿ:

प्रश्नअनुसार,

        वि. मु (SP) = रु.60000

        घाटा(L)  = 20%

        क्र. मु. (CP) = ?

सुत्र अनुसार,

    क्र. मु. (CP) =(SP× 100)(100-L%)/

                =60000 x 100(100-20)

                = 60000 × 10080

                = 60000 × 54

        = 15000 × 5

                = रु.75000

फेरि,

    क्र. मु (CP) = रु. 75000

    नाफा (P) = 12%

    वि. मु. (SP) = ?

अब, सुत्रअनुसार,

वि. मु.(SP) =  CP ×(100 + P%)100

                = 75000 × (100+12)100

                = 75000 × 112100

                = रु.84000

त्यसैले,

उक्त टेलिभिजनमा 12% नाफा कमाउनरु. 84000 मा बेच्नुपर्दछ ।

Solⁿ:

प्रश्नअनुसार,

        जम्मा फोन कल = 370 कल

                        = (100 + 270) कल [∴न्यूनतमकलसंख्यारजम्माकलसंख्याछुट्याएको]

महसुल= 180 + 270 × 2      [ ∴270 भन्दावढीकलकोप्रतिकलरु 2 लाग्नेभएकाले।                                  =180+540

                        = रु. 720

अब,

    10% सेवा शुल्क सहितको शुल्क = 720 + 720 को 10%[ ∴सेवाशुल्क10% लाग्नेभएकाले।     

                                = 720 + 720 × 10100

                                = 720 + 72

                                = रु. 792

फेरिप्रश्नअनुसार,

13% VAT सहितको शुल्क      = रु. 792 + 792 को 13%

                                = 792 + 792 × 13100

                                = 792+10296100

                                = 792+102.96

                                = रु.894.96

त्यसैले,

∴370 कल फोन गरेको सेवा शुल्क र VAT सहित जम्मा टेलिफोन महसुल = रु. 894.96 बुझाउनुपर्छ ।

सफलताको शुभकामना